Ende Juli ging eine Schlagzeile durch die Fachpresse: Die KI-Schulungspflicht sei abgeschafft. Wer das gelesen und das Thema abgehakt hat, greift zu kurz. Richtig ist, dass sich der Maßstab geändert hat. Artikel 4 besteht weiter. Gleichzeitig ist seit dem 2. August 2026 eine andere, sehr konkrete Transparenzpflicht anwendbar, über die deutlich weniger gesprochen wird. In diesem Beitrag sortiere ich, was heute wirklich gilt und was das für ein kleines Team konkret bedeutet.
Ich bin Oliver Munyak und entwickle bei TalkNode KI-Telefonassistentinnen für kleine und mittlere Unternehmen. Ich könnte diesen Beitrag nutzen, um Ihnen mit einer Pflicht Angst zu machen und Ihnen dann die Lösung dafür zu verkaufen. Das mache ich nicht. Ich halte es für wichtiger, dass Sie die Lage richtig einschätzen, auch wenn die ehrliche Antwort weniger dramatisch ist als die Schlagzeile.
Dieser Beitrag ist ein praxisnaher Ratgeber, keine Rechtsberatung. Die Rechtslage hat sich Ende Juli 2026 geändert und wird an einzelnen Punkten noch unterschiedlich ausgelegt. Für Datenschutzfragen ist Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig, für eine verbindliche rechtliche Einordnung eine entsprechend spezialisierte Rechtsberatung.
Worum es bei Artikel 4 überhaupt geht
Artikel 4 des AI Act betrifft nicht die KI selbst, sondern die Menschen, die mit ihr arbeiten. Der Gedanke dahinter ist unspektakulär: Wer ein Werkzeug einsetzt, sollte verstehen, was es kann, wo seine Grenzen liegen und wann man seinem Ergebnis nicht ohne Prüfung vertrauen darf.
Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Das Wort Betreiber wird dabei oft unterschätzt. Betreiber ist nicht nur, wer selbst KI entwickelt. Auch ein Unternehmen, das lediglich ein KI-Werkzeug im Arbeitsalltag nutzt, fällt in der Regel darunter. Wenn in Ihrer Praxis oder Ihrem Betrieb also ein Sprachmodell für Texte genutzt wird oder eine KI-Telefonassistentin Anrufe annimmt, sind Sie gemeint.
Die Regelung gilt seit dem 2. Februar 2025. Neu ist sie also nicht. Neu ist, was Ende Juli mit ihr passiert ist.
Was sich am 27. Juli 2026 geändert hat
An diesem Tag ist die Verordnung (EU) 2026/1744, die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, in Kraft getreten. Sie ändert zahlreiche Vorschriften des AI Act, verschiebt insbesondere Anwendungstermine für bestimmte Hochrisiko-Systeme und fasst Artikel 4 neu.
Der Kern der Änderung: Anbieter und Betreiber müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen. Diese Maßnahmen sollen nun die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss dagegen nicht mehr sichergestellt werden.
Der Unterschied ist praktisch erheblich: Geschuldet ist kein nachweisbarer Lernerfolg in den Köpfen aller Mitarbeiter. Die Pflicht zu angemessenen, auf den tatsächlichen Einsatz zugeschnittenen Maßnahmen bleibt aber bestehen.
Was daraus nicht folgt: dass Sie nichts mehr tun müssen. Die Regelung ist nicht gestrichen. Wer KI einsetzt und seine Leute damit vollständig allein lässt, bewegt sich weiterhin außerhalb dessen, was der AI Act vorsieht.
Was heute gilt und was nicht
Weil im Netz gerade sehr viel Halbwissen unterwegs ist, hier die Punkte nebeneinander.
| Thema | Stand heute |
|---|---|
| Zertifikatspflicht | Besteht nicht. Kein vorgeschriebenes Zertifikat, keine Wissensprüfung. |
| KI-Beauftragter | Ist nicht vorgeschrieben. |
| Festes Schulungsformat | Gibt es nicht. Umfang richtet sich nach Rolle, Vorwissen und Risiko. |
| Artikel 4 selbst | Bleibt bestehen, seit 27. Juli 2026 neu gefasst. |
| Artikel 50 Absatz 1, KI-Hinweis | Unverändert. Seit dem 2. August 2026 anwendbar. |
| Hochrisiko-Fristen | Für bestimmte Systeme gelten neue, nach Kategorie unterschiedliche Anwendungstermine. |
Die letzte Zeile führt regelmäßig zu einem Denkfehler. Dass die Fristen für Hochrisiko-Systeme verschoben wurden, ist kein allgemeines Moratorium. Für eine Telefonassistenz, die Anrufe annimmt, Anliegen strukturiert und Termine oder Rückrufe koordiniert, sind diese Hochrisikofristen typischerweise nicht der zentrale Punkt. Bei weitergehenden Entscheidungs- oder Bewertungsfunktionen kann die Einordnung anders ausfallen.
Die Pflicht, über die gerade zu wenig gesprochen wird
Während die Schlagzeilen bei Artikel 4 lagen, blieb die Hinweispflicht für direkt interagierende KI-Systeme nach Artikel 50 Absatz 1 unverändert und ist seit dem 2. August 2026 anwendbar. Bei einem KI-System, das unmittelbar mit Menschen interagiert, muss die betroffene Person vom Beginn der ersten Interaktion an klar und unterscheidbar erkennen können, dass sie mit einer KI spricht. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die KI-Interaktion ohnehin offensichtlich ist, und diese Ausnahme ist eng zu verstehen.
Die Pflicht, das System entsprechend zu gestalten, trifft grundsätzlich dessen Anbieter. Für den einsetzenden Betrieb bleibt trotzdem eine konkrete Aufgabe: Vor dem Einsatz sollte geprüft und dokumentiert werden, ob die Information tatsächlich funktioniert, wer sie einrichtet und welche Konfigurationen noch erforderlich sind.
Praktisch lässt sich das einfach testen: Sagt die Stimme zu Beginn des Gesprächs eindeutig, dass sie eine KI ist, oder nicht? Wer sich in den vergangenen Wochen von der Omnibus-Schlagzeile beruhigen ließ, hat unter Umständen die falsche Baustelle geschlossen. Was Artikel 50 im Detail verlangt und wie das mit Datenschutz zusammenhängt, habe ich im DSGVO-Leitfaden für KI-Telefonassistenten beschrieben.
Warum ich Einweisung trotzdem für richtig halte
Jetzt der ehrliche Teil. Der eigentliche Grund für eine Einweisung ist nicht die Aufsichtsbehörde. Er ist betrieblich.
Ein KI-System produziert Ergebnisse, die plausibel klingen. Genau darin liegt das Risiko. Wenn am Empfang niemand weiß, woran man ein unsicheres Ergebnis erkennt, wann ein Mensch übernehmen muss und was das System bewusst nicht tut, entstehen Fehler, die niemand bemerkt, bis sie im Arbeitsalltag konkrete Folgen haben. Ein falsch verstandener Terminwunsch, eine Rückrufbitte, die im Nichts landet, ein Anliegen, das eigentlich sofort einen Menschen gebraucht hätte.
Die entscheidende Frage in einer Einweisung ist deshalb nicht, wie man das System bedient. Sie lautet: Wann darf ich dem Ergebnis vertrauen, und wann nicht? Diese Frage beantwortet kein Zertifikat, sondern eine halbe Stunde mit dem konkreten System und ein paar realistischen Testanrufen mit fiktiven Angaben.
Der teuerste Fehler ist nicht der, den die KI macht. Es ist der, den niemand im Team bemerkt, weil alle davon ausgehen, dass das System schon richtig liegt.
Was Ihr Team konkret wissen sollte
Für einen KI-Telefonassistenten lässt sich das sehr konkret machen. Die folgenden Punkte sind der Inhalt, den ich für sinnvoll halte, unabhängig von jeder Rechtslage:
- Was das System übernimmt und was ausdrücklich beim Team bleibt.
- Woran man ein unsicheres oder unvollständiges Ergebnis erkennt.
- Wann und wie ein Mensch übernimmt, und wer das entscheidet.
- Welche Anliegen sofort eskaliert werden und nach welchen Regeln.
- Was mit den Gesprächsdaten passiert und wann sie gelöscht werden.
- Wer im Team welche Einträge sehen darf.
- An wen man sich wendet, wenn etwas nicht stimmt.
Das ist keine Schulung im Sinne eines Seminars. Das ist eine strukturierte Übergabe, die einmal richtig gemacht wird.
Nicht jeder braucht dasselbe
Der Umfang sollte sich nach der Rolle richten. Ein rollenbezogener Zuschnitt ist nicht nur praktikabler, er entspricht auch dem, was der AI Act meint, wenn er auf Kontext und Erfahrung abstellt.
| Rolle | Schwerpunkt | Umfang |
|---|---|---|
| Empfang, Telefondienst | Tägliche Nutzung, Ergebnisse prüfen, Übernahme. | Kurz und praktisch, mit Testanrufen. |
| Leitung, Inhaber | Rollen, Verantwortung, Datenschutz, Dokumentation. | Einmal gründlich. |
| IT oder Verwaltung | Konfiguration, Zugriffe, Schnittstellen. | Technisch, nach Bedarf. |
| Aushilfen, Vertretung | Grundlagen und Eskalationsregeln. | Sehr kurz, aber nicht ausgelassen. |
Was Sie festhalten sollten
Auch wenn kein Formular vorgeschrieben ist: Wenn Sie etwas tun, halten Sie es kurz fest. Nicht für die Behörde, sondern damit es beim nächsten Personalwechsel nicht verloren geht.
- Datum der Einweisung.
- Wer teilgenommen hat.
- Welche Themen behandelt wurden.
- Welche Unterlagen ausgehändigt wurden.
- Wann nachgeschult wird, etwa bei wesentlichen Änderungen am System.
Für einen kleinen Betrieb mit einem klar abgegrenzten Einsatz kann eine Seite ausreichen. Wer das ohnehin für die eigene Organisation macht, hat die Dokumentation nebenbei.
Ein häufiges Missverständnis zum Schluss
Am Markt werden derzeit auch umfangreiche Pflichtschulungen, Zertifikate und Dokumentationspakete angeboten. Das kann in größeren Organisationen mit vielen unterschiedlichen KI-Systemen sinnvoll sein. Für einen kleinen Betrieb mit wenigen Personen und einer klar abgegrenzten Telefonassistenz ist ein solches Format häufig umfangreicher als nötig.
Umgekehrt gilt aber auch: Wer aus der Schlagzeile schließt, dass das Thema erledigt ist, macht es sich zu einfach. Die vernünftige Mitte ist eine dokumentierte Einweisung, die zum tatsächlichen Einsatz passt.
Was ich dazu liefere
Wenn Sie mit mir arbeiten, gehört die Einweisung dazu und kostet nichts extra. Ich gehe mit dem Team durch, was die Assistentin übernimmt, wo ihre Grenzen liegen, wie die Übergabe an einen Menschen funktioniert und was mit den Daten passiert. Dazu machen wir realistische Testanrufe mit fiktiven Angaben, weil man ein solches System erst versteht, wenn man es einmal selbst am Ohr hatte. Am Ende bekommen Sie ein Übergabeblatt, das Sie ablegen können.
Das ist bewusst schlank gehalten. Wenn Sie darüber hinaus eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer KI-Nutzung im gesamten Betrieb möchten, ist das ein eigenes Thema, und dafür gibt es passendere Formate als eine Systemeinweisung.
Häufige Fragen zu Artikel 4 und KI-Kompetenz
Ist die KI-Schulungspflicht jetzt abgeschafft?
Nein. Artikel 4 wurde nicht gestrichen. Seit dem 27. Juli 2026 müssen Anbieter und Betreiber Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss dagegen nicht mehr gewährleistet werden.
Brauche ich ein Zertifikat für meine Mitarbeiter?
Nein. Ein bestimmtes Zertifikat ist nicht vorgeschrieben, ebenso wenig ein KI-Beauftragter oder eine Wissensprüfung. Umfang und Tiefe sollen sich nach Rolle, Vorwissen, Einsatzzweck und Risiko richten.
Gilt Artikel 4 auch, wenn ich KI nur nutze und nicht entwickle?
In der Regel ja. Wer ein KI-System im Arbeitsalltag einsetzt, gilt üblicherweise als Betreiber und ist damit angesprochen. Das gilt auch für kleine Betriebe.
Was ist mit der Hinweispflicht am Telefon?
Die Hinweispflicht nach Artikel 50 Absatz 1 ist von der Omnibus-Änderung nicht betroffen. Sie gilt seit dem 2. August 2026: Wer mit einem KI-System spricht, muss grundsätzlich vom Beginn der ersten Interaktion an klar und unterscheidbar darüber informiert werden.
Wie viel Aufwand ist für ein kleines Team angemessen?
Für ein kleines Team mit einem klar abgegrenzten System ist eine kurze, dokumentierte Einweisung mit Testanrufen in der Regel angemessen. Entscheidend ist, dass sie zum tatsächlichen Einsatz passt und festgehalten wird.
Wenn Sie unsicher sind, wo Ihr Betrieb bei diesem Thema steht: In zwanzig Minuten verschaffe ich Ihnen einen ersten Überblick über die eingesetzten KI-Systeme, die beteiligten Personen sowie die internen Zuständigkeiten und Regeln. Danach sehen Sie, welche organisatorischen Maßnahmen sinnvoll sind und bei welchen Punkten eine Datenschutz- oder Rechtsberatung hinzugezogen werden sollte.
Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtlicher Stand: August 2026, nach Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2026/1744 am 27. Juli 2026. Einzelne Auslegungsfragen zu Artikel 4 werden derzeit noch unterschiedlich beurteilt.
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